Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP Business One - Phân hệ bán hàng theo quy trình chuẩn của SAP bao gồm: Sales Order - Delivery - A/R Invoice - Incoming Payment

Tài liệu tham chiếu: 

• Tài liệu tổng quan quy trình bán hàng trong SAP Business One | Sales Process
• Quy trình từ đơn đặt hàng đến thu tiền trong SAP Business One | Sales Order to Cash
• Quản lý khách hàng và nhóm khách hàng trong SAP Business One | Customers and Customer Groups
• Tài liệu quản lý quan hệ khách hàng trong SAP Business One | CRM
• Tự động hóa quy trình bán hàng trong SAP Business One | Automating the Sales Process
• Xử lý hàng trả lại và các giao dịch trong SAP Business One | Returns and Exchanges
• Xử lý các khoản phải thu trong SAP Business One | A/R Credit Memos

I. Tạo đơn bán hàng (Sales Order)

Người dùng vào Main Menu -> Modules -> Sales - A/R -> Sales Order để bắt đầu tạo mới đơn bán hàng cho khách hàng.

Hình 1

Trong của sổ Sales Order được chia thành 3 khu vực:

• Area 1: thông tin khách hàng
• Area 2: thông tin hàng hóa
• Area 3: tổng giá trị đơn hàng.

Hình 2

Tại trường Customer của cửa sổ Sales Order, ta có thể chọn khách hàng từ danh sách khách hàng tạo sẵn bằng cách click vào biểu tượng tròn hoặc ấn TAB, sau khi chọn được khách hàng ta nhấn Choose.

Hình 3

Sau khi chọn khách hàng, Người dùng nhập danh sách sản phẩm hàng bán bằng cách click vào biểu tượng ô tròn tại trường Item No., hệ thống sẽ hiện lên list item các sản phẩm, nhấn Choose để chọn.

Hình 4

Sau khi chọn mã hàng, người dùng có thể điều chỉnh thông tin về đơn hàng như số lượng, đơn giá,...

- Unit Price: Đơn giá (mặc định khi thiết lập bảng giá Price List và Price List trong Payment Terms trên Business Partner Master Data)

- Tax code: Mã thuế VAT bán ra (mặc định trong tab Sales Data trên Item Master Data)

- Whse: Kho xuất hàng (mặc định trên Item Master Data -> Tab Inventory Data -> Default Warehouse)

- Quantity: Số lượng xuất bán

- Discount: Chiết khấu

- Total LC/Doc/SC: Tổng giá trị Local Currency/BP/System Currency

...

Sau khi kiểm tra lại các thông tin, người dùng nhấn nút Add để thêm vào hệ thống.

Hình 5

Note: Sales Order được tạo ra không tạo ra bút toán phát sinh và không ảnh hưởng số lượng tồn kho thực tế.

II. Giao hàng (Delivery)

Có 2 cách tạo phiếu xuất kho bằng lệnh Copy To và Copy From, ở đây dùng lệnh Copy From.

Vào Main Menu -> Sales - A/R -> Delivery

Tại cửa sổ Delivery, người dùng nhập thông tin khách hàng, click vào nút Copy From và chọn Sales Order thì toàn bộ thông tin về đơn hàng đã tạo cho khách hàng đó sẽ được hệ thống chuyển qua phiếu xuất kho

Hình 6

List of Sales Order sẽ cho người dùng biết danh sách đơn đặt hàng liên quan đến khách hàng

Hình 7

Thông tin về đơn hàng xuất kho sẽ được cập nhật trong hệ thống sau khi người dùng nhấn nút Add, thao tác này sẽ ảnh hưởng đến tồn kho và bút toán.

Hình 8

III. Hóa đơn bán hàng (A/R Invoice)

Màn hình A/R Invoice cho phép ghi nhận thông tin hàng bán và ảnh hưởng đến công nợ của khách hàng, người dùng thao tác các chức năng Copy From hoặc Copy To tương tự như màn hình Delivery

Hình 9

IV. Thu tiền (Incoming Payment)

Sau khi đã tạo xong các bước của quy trình mua hàng bao gồm Sales Order -> Delivery -> A/R Invoice, người dùng tạo lệnh thu tiền bằng cách cào Main Menu -> Banking -> Incoming Payments

Hình 10

Chọn khách hàng, hóa đơn cần thanh toán và tổng tiền thanh toán

Hình 11

Chọn hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Hình 12

Click vào nút Add trên Incoming Payment, hệ thống ghi nhận việc thu tiền, công nợ khách hàng được giảm trừ.

Xem qua Relationship Map của nghiệp vụ bán hàng, người dùng biết được quy trình bán hàng đang ở bước nào, tiến trình ra sao.

Hình 13

Đây là tài liệu tham khảo theo quy trình chuẩn của SAP, nghiệp vụ bán hàng trong SAP Business One. Ngoài ra SAP còn cung cấp các chức năng như báo giá, trả lại hàng bán, hủy hóa đơn,...

Copyright VinaSystem 20/06/2017

Đăng ký dùng thử SAP Business One

Tài liệu thi chứng chỉ SAP

Tìm hiểu lịch sử phần mềm SAP Business One

Tài liệu hướng dẫn sử dụng SAP Business One