Khi doanh nghiệp quyết định triển khai một hệ thống ERP thì việc nghiên cứu, tham khảo các hệ thống khác nhau để tìm ra giải pháp phù hợp nhất là một quá trình mất rất nhiều thời gian và không dễ dàng thực hiện được. Để các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình triển khai một dự án ERP chuẩn trên thế giới, mời các bạn xem qua sơ đồ bên dưới. Đây là quy trình chuẩn từ SAP đã được áp dụng với hàng chục ngàn doanh nghiệp trên thế giới và cũng là quy trình triển khai ERP - SAP Business One mà VinaSystem đang áp dụng. 

Bước 1: Phân tích và lập kế hoạch 

Mục tiêu: Đưa ra và thống nhất với khách hàng tài liệu yêu cầu của DN. Một tình hình phổ biến ở nước ta là các DN (thành công) đều phát triển nhanh và rất năng động, mô hình hoạt động, sản phẩm và cơ cấu tổ chức của DN biến đổi từng ngày. Khi đưa ra và thống nhất về các yêu cầu của DN nói chung, DN đều cố gắng tiên liệu những phát triển của họ trong thời gian một vài năm tới, nhưng thực tế cho thấy nhiều khi những tiên liệu này cũng thay đổi liên tục. Trong những dự án tương đối dài (trên 06 tháng) một vấn đề xẩy ra là khi dự án đến những giai đoạn cuối DN lại yêu cầu thay đổi lớn về chức năng hệ thống dẫn đến kết quả là phải làm lại, dự án không kết thúc được. Đây là thời gian mà doanh nghiệp và đơn vị triển khai hệ thống cần phối hợp hỗ trợ nhiều nhất.

Các công đoạn gồm: 

• Thiết lập đội dự án và phòng dự án. 
• Thiết lập các thủ tục quản trị dự án. 
• Đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án. 
• Đặt ra và thống nhất kế hoạch dự án. 
• Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm. 
• Thiết kế các mẫu thử cho các nghiệp vụ chính. 

Bước 2: Thiết kế Các công đoạn gồm: 

• Đưa ra các quy trình nghiệp vụ. 
• Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện. 
• Thiết lập và thử cấu hình hệ thống. 
• Huấn luyện người dùng. 

Bước 3. Chuyển đối dữ liệu 
Các công đoạn gồm: 

• Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu. 
• Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đối. 
• Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. 
• Kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống. 

Bước 4. Chạy thử Các công đoạn gồm: 

• Chạy thử để kiểm tra 
• Điều chỉnh lần cuối 

Bước 5. Bàn giao 
Công đoạn gồm: 

• Chạy chính thức. 
• Kiểm toán hệ thống và đánh giá chất lượng. 
• Chuyển sang cho bộ phận hỗ trợ.

LỜI KẾT 

Các nhà quản lý khi tìm mua hệ thống ERP cần yêu cầu nhà sản xuất hoặc đơn vị triển khai trình bày cụ thể về phương pháp và hướng triển khai hệ thống, đồng thời tìm hiểu về hoạt động tham gia của Doanh nghiệp vào quá trình triển khai. Trong quá trình triển khai, các nhà quản lý cần hiểu được mức độ quan trọng và sức ảnh hưởng bao quát của nó tới nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, do đó cần đưa ra một ngân sách đủ lớn cho việc triển khai hệ thống, không nên tìm cách cắt giảm ngân sách này dẫn đến việc đơn vị triển khai ERP phải cắt ngắn thời gian hoặc cắt bớt nhân lực làm giảm chất lượng của việc triển khai và kết quả là DN không tận dụng được hết khả năng của hệ thống.

Xem thêm

Đăng ký dùng thử SAP Business One

Quy trình triển khai SAP Business One

Tài liệu hướng dẫn sử dụng SAP Business One

Tài liệu thi chứng chỉ SAP

Tìm hiểu lịch sử phần mềm SAP Business One